为什么很多人痴迷时间管理，工作效率依然很低
试考虑下面这些情景：
辛苦了一天，下班回到家，吃完晚饭、洗完澡，看着堆积如山的事务，完全提不起精神，只想瘫在床上刷刷手机；
计划好周末要学习、读书、逛街……到了周末，一觉睡到中午，又窝在家里看了几集剧，告诉自己：太累了，下周再说吧；
好不容易挤出一点时间，可以干点有意义的事情，却总是对自己说：先歇会吧，状态不好，等状态好一点再说；
1 制约成长的并不是时间 而是我们的状态
你有没有发现，很多时候，制约我们成长和生产力的，并不是时间，而是我们的状态。
想一想，你因为「累」「倦」「不想干」，错过了多少有效的时间？
（反正我自己是挺多的……）
据美国一项针对 2000 名员工的调查显示：
一个员工，一个工作日里，能够集中精力高效工作的时间，平均只有 2 小时 53 分钟，不到 3 小时。
其他的时间呢？大多都消耗在各种无意义的边边角角，以及状态低落、分心、走神的区间。
这说明什么呢？无论我们如何去规划时间、压榨时间，如果我们无法改善自己的状态，即使能够省下大量时间，也未必能够有效利用。
不妨看看下面这张示意图：
横轴代表我们能够利用的时间，纵轴代表在每一个时间段内，我们的工作状态。这条「时间 — 状态曲线」跟坐标轴围成的面积，就是我们最终的工作产出。
对于大多数人来说，每天的日程，基本是差不多的；每天能够节省出来的时间，也不会相差太多。
相比之下，状态的提升和维持，带来的效益更大。
所以，我一直说，做好时间管理，不仅仅是要管理「时间」，更重要的，是管理好「精力」。
这才是时间管理的本质。
2 要管理的不仅是时间更重要的是精力
很多人在高强度的工作之后，喜欢瘫在床上，一动也不想动，认为自己在休息。
其实这是错的。
除非是从事高强度的体力劳动（比如搬砖），否则，躺在床上，哪怕睡一觉，对消除疲劳也起不到太大作用。
因为，休息只能消除肌肉疲劳，无法消除大脑的疲劳。
导致大脑疲劳的因素，有非常多，比如压力、焦虑、紧张、不良情绪……但归根结底，它们都跟同一个因素挂钩：认知资源。
我们感觉到「累」，是因为我们的认知资源，被耗尽了。
那么，什么是认知资源？
举个例子。
2 + 2 等于多少？
我相信你不用思考，就能立刻算出答案。这时，我们使用的是自动加工。你甚至意识不到「计算」的过程，因为它早已印刻在我们的记忆里。
但如果我问你 783 + 482 呢？
你就必须计算了。3 + 2 = 5, 8 + 8 = 6 进 1, 7 + 4 + 1 = 12，再排列一下，得到 1265。
在这个过程中，你的前额叶皮层被激活，神经元变得兴奋，突触电位改变，神经递质产生并被接收，信息不断在神经元之间传递 —— 在那么几秒钟里，这些部位协同活动，完成了一次三位数的计算。
这些进行计算的能力，就是认知资源。
这就是一次对认知资源的占用。
在日常生活中，只要我们有意识，上述过程就在不间断地进行着。
甚至很多时候，当我们聚焦在某项工作时，大脑还在处理着别的信息。这时，这部分认知资源，就被占用了 —— 尽管我们可能没注意到。
我把前者称为「显性认知」，把后者称为「隐性认知」。
我们的「显性认知」，绝大多数时候都不会是 100%，而是 60%、80%，甚至很可能是 50%、30%。
为什么呢？很简单。在日常工作中，我们会不断切换手上的事情。做一会表格，查一会材料，刷一下知乎，走神一下，思考今晚吃什么……诸如此类。
每一次切换时，我们的大脑都会切换一次思考的内容，从上一个工作过渡到下一个工作。在这个过程中，大脑并不会清除掉所有内容，而是将一部分放在后台，继续进行思考。
这种机制的本意是好的 —— 它可以使我们在复杂的环境里，提高大脑处理信息的能力，一次同时处理更多的信息。
但是，在这个信息爆炸的时代，它很容易带来一个后果：我们「隐性认知」的占比，会越来越大，直到挤压了「显性认知」。
就像用电脑时，退出一个程序，它所占用的内存并不会完全释放，而是继续保留着几个线程，留在后台。
所以，电脑开久了会感到卡，就是因为内存被后台程序耗尽了。
大脑也是一样的。
想一想，当你感到特别疲劳时，是不是有一种感觉：
你觉得大脑里装满了东西，导致思维转得很慢，却又说不出是什么东西。
这就是因为，认知资源被「隐性认知」占用殆尽，不足于进行「显性认知」了。
3 坚持记录和写作释放大脑内存
那么，怎样才能释放这些被占用的认知资源呢？
有一个非常简单的办法：
把脑子里想的东西，写下来。
我们的大脑，之所以会把信息保留在「后台」，是因为：大脑认为这些信息是重要的。
它会想：我一定要记住它们，免得它们被遗忘了。
尤其是对于什么呢？未解决的问题。
因为，未解决的问题，意味着不确定性，也意味着不稳定的状态。而我们大脑，本质上是不喜欢「不确定」的，它会倾向于把这个问题弄清楚。
你一定有过这种感觉：当大量问题悬而未决时，哪怕你强迫自己专心下来，也做不到。你会不由自主地想起这些问题，渴望着立刻解决它们，或是得到一个确定的结果。
这种状态，表现在外部，就形成了压力。
这就叫做「契可尼效应」。
而将这些信息记下来，就相当于给大脑释放一个信号：
这些信息已经被记住了，它们不可能被遗忘，你就放心吧。
这是引导大脑清空「隐性认知」，释放认知资源最好的方法。
心理学家 Pennebaker 和 Beall 做过一个实验。研究人员找到一群压力过大、正在接受心理咨询的学生，把他们分成三组。
第一组：让他们每天花 15 — 20 分钟，写下「最令你感到焦虑、给你压力最大的事情」，持续 4 天，要求它们一五一十地把细节写出来；
第二组：同样的写作要求，但是题目换成了别的。比如描述一场聚会、写一个小故事，等等。
第三组：接受正常的心理辅导，不作任何改变。
在随后 4 个月的跟踪调查中，第一组普遍反映，他们感到压力变小了，状态有所好转。
对三组的体检也显示，第一组的身体指标（血压、肝肺功能等）恢复水平，普遍优于其他两组。
Pennebaker 和 Beall 解释道：
把压力源写下来，会给大脑一种「这些信息已经记住了」的感觉。这时，替代效应就起作用了。大脑就会自动清空这部分资源，腾出空间，去思考别的问题。
这一点，我自己其实深有感触。
了解我的朋友会知道，我是一个笔记爱好者。
念书的时候，由于喜欢读书，又喜欢思考，经常会感到脑子里有大量的想法。它们彼此交叉、互相联系，把整个人弄得很疲惫。
于是我怎么做呢？用纸和笔写下来。
这就是一开始写作的原因。并不是为了影响他人，也不是为了输出价值，纯粹只是为了理清大脑的想法，将思维重新清零。
（当然，后来一下子坚持了二十年，并渐渐把写作当成了事业，就是另一个话题了。）
如果你了解过「手帐爱好者」这个群体，就会知道：喜欢手帐的人，最经常说的一个词是什么？
幸福感。
这种幸福感来源自哪里呢？很多方面，包括亲手制作出一本精美手帐的成就感。
但最关键的因素，是通过记录手帐，将思维复位、大脑清空的那种「神清气爽」的感觉。
你会发现，她们身上，似乎有用不尽的精力和活力。
哪怕工作再忙、生活再累，也能见缝插针地得到恢复，保持对生活的热爱。
这就是坚持写作和记录所带来的效果。
4
四招教你减轻负担
快速恢复精力
那么，我们可以采用哪些方法，来释放认知资源呢？
01 压力记录
如同前文所说，把担忧的问题、造成压力的原因写下来，能非常有效地帮助你缓解压力。
例如：
我非常担心，今天的工作搞砸了，会不会影响整个项目？老板会不会怪罪我？
写作的时候，可以组合应用以前文章提到的多个技法 —— 比如，上面这个例子，就可以用「5 Why」向上推演：
工作真的搞砸了吗？搞砸的程度有多严重？是我自己大惊小怪、杞人忧天，还是真的造成了损害？
或者，审视自己的「自动化思维」：
这份工作在项目里占多大比重？它的结果对项目有多大影响？我对结果的担忧合理吗？别人会不会根本就不在意？
诸如此类。
把这些思考过程，全部写下来。
写完之后，可以撕下来扔掉，也可以藏起来，作为记录。
你会发现，一页纸写下来，思路已经变得开阔了许多，大脑仿佛也更加清晰了。
02 灵感记录
另一种需要记录下来的东西，是脑子里盘旋的念头、想法和灵感。
我想，许多人应该都有过这种经历：阅读、休息、漫步时，突然灵光一闪，产生了某个碎片的、不成型的想法。
这个时候，会发生什么情况呢？要么，你毫不在意，那么它倏忽而过，立刻消失，不留下痕迹；要么，你觉得有点意思，想把它记住。那么，它就会一直留在「隐性认知」里，占用着这部分资源。
最好的方法，是立刻把它记下来。既保留下了这个想法，又减轻了大脑的负担。
我是这样做的：平时在碎片时间里，我会让思维进入发散状态，无边无际地蔓延。突然发现有趣的点，就立刻把它记下来，到晚上再整理、归档。日积月累，就成了我的选题库。
写作的时候，再随机在选题库里挑一个。加以思考、推演和完善，就是一篇文章。
03 自由记录
这种方式，有两种适用场景。
1. 起床之后
在整晚的睡眠中，我们会由深度睡眠，慢慢过渡到快速眼动期（REM）。在后者的阶段中，我们的部分大脑细胞是活跃的，它们会产生大量信息（亦即做梦）。
所以，有时起来之后，会感到大脑还没有彻底清醒，思维转得很慢。这就是因为，这部分信息占用了太多的资源。
这时，可以铺开纸笔，把脑子里能想到的东西全部写出来，不用受到任何规则、字体、逻辑的约束。
只需写上几行，就能逐渐恢复思维，调适到工作状态。
2. 在犯懒的时候
比如下班回到家和周末，经常会什么事都不想做。这时，随手拿起纸笔，把大脑里的想法写下来，记录今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……诸如此类。
也可以给自己一个既定的主题，比如：刷手机时随便看到的一个话题，把它写下来，以它为中心，进行发散思考，将脑子里的想法串起来。
不需要很长，也不需要逻辑通顺，只需如实记录下想法，写上几百字即可。
这样，就能快速让自己恢复精力，从而重拾起既定的计划。
04 日志记录
我们为什么会失眠？
很大的原因，是因为，在我们准备睡觉时，脑子里还有太多的想法，没有得到安定。当「显性认知」空置时，它们就从后台切换到前台，充斥在意识中，让你久久无法入睡。
一个有效的方法，就是做睡前日记。
把这些想法写出来，把一整天的困惑、心得、经历，以及第二天的计划，全部写下来，将它们外部化。
你会发现，虽然很多问题仍然没有得到解决，但单单只是把它们写下来，放在一边，告诉自己「明天再说」，也会心安很多。
大脑是用来思考的，请好好对待它。
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